Налогоплательщики обязаны хранить документы в течение 4-х лет

В силу пп.8 п.1 ст.23 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс, НК РФ) налогоплательщики обязаны в течение 4-х лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.

Напомним, что налоговые органы вправе требовать от налогоплательщика документы, служащие основанием для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов. Указанные документы могут быть истребованы, в частности, в случаях проведения в отношении этого налогоплательщика повторной выездной налоговой проверки (ст. 89 Кодекса) и проведения иных мероприятий налогового контроля, в том числе при необходимости получения документов (информации), касающихся деятельности проверяемого налогоплательщика, и информации относительно конкретной сделки (ст. 93.1 Кодекса).

При этом налоговые органы не вправе истребовать у проверяемого лица документы, которые ранее уже были представлены налогоплательщиком при проведении камеральных или выездных налоговых проверок данного лица. Указанное ограничение не распространяется на случаи, когда документы представлялись в налоговый орган в виде подлинников, возвращенных впоследствии проверяемому лицу, а также в случае, когда документы, представленные в налоговый орган, были утрачены вследствие непреодолимой силы (такие документы должны быть восстановлены налогоплательщиком). Непредставление в установленный срок налогоплательщиком в налоговый орган документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, влечет ответственность, установленную статьей 126 Кодекса.

Напомним, что согласно ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. В силу части 3 указанной статьи экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Позиция изложена в письме Министерства финансов Российской Федерации от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610, которое размещено на официальном сайте  ФНС России в разделе «Разъяснения ФНС России, обязательные для применения налоговыми органами».