УФНС рассказало, когда нужен кассовый чек

Андрей Чистяков, главный инспектор контрольного отдела УФНС России по Алтайскому краю.

Туристическая фирма продает путевки туроператора, то есть является агентом. Клиент оплатил турфирме поездку наличными, она пробила кассовый чек. Из-за сложившейся ситуации клиент отказывается от путевки, фирма должны вернуть деньги. Можно перечислить средства ка карту клиента?

Да, конечно.

ЦБ устанавливает, на какие цели компания вправе тратить наличную выручку. В частности, из нее можно возвращать средства за товар, который первоначально оплатили наличными [п. 1 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У]. Если вернуть из наличной выручки деньги за товары, оплаченные в безналичном порядке, то это будет нарушением. За него возможен штраф на организацию до 50 тыс. руб. [п. 1 ст. 15.1 КоАП].

Перечисления с расчетного счета ЦБ не регулирует. Запрета вернуть деньги на карту клиенту, который первоначально рассчитывался наличными, нет. То есть компания вправе вернуть деньги на карту «физику» независимо от первоначального способа расчета. Более того, это самый безопасный способ возврата, если у компании нет чека или другой информации с данными о первоначальном способе оплаты.

Требуется ли в таком случае пробивать кассовый чек?

Да, потребуется пробить кассовый чек.

Закон предусматривает требование пробивать чек при расчетах [п. 1 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ]. Один из признаков расчета – возврат покупателю денежных средств [п. 1 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ]. А значит, при возврате средств покупателю за путевку требуется пробить кассовый чек с признаком «возврат прихода» [письма Минфина от 04.07.2017 № 03-01-15/42312, № 03-01-15/42315].

У компании договор с индивидуальным предпринимателем. Из-за проблем с расчетным счетом он перечислил деньги за поставку со своего личного счета. Требуется ли продавцу в таком случае пробить кассовый чек?

Да, в таком случае кассовый чек необходим.

Налоговики расценят такой расчет как платеж от «физика» компании. А в таком случае необходимо пробивать кассовый чек [п. 2 ст. 9 Закона № 54-ФЗ]. В Законе № 54-ФЗ нет исключений на случай, если по договору с предпринимателем платит «физик». А значит, если бизнесмен платит со своего личного счета как «физик», поставщик должен выбить кассовый чек.

Следует учесть, что банк открывает «физикам» лицевые или текущие счета для расчетов, не связанных с предпринимательской деятельностью [п. 2.2 Инструкции ЦБ от 30.05.2014 № 153-И]. Оплачивая бизнес-поставку с текущего счета, «физик» нарушает договор с банком.

Компания за плату передает новому сотруднику трудовую книжку. Требуется ли в таком случае пробивать кассовый чек?

Нет, чек не требуется.

Работодатель оформляет сотруднику трудовую книжку, если он устраивается на работу впервые [ст. 65 ТК]. При этом компания взимает с работника плату, которая равна расходам на покупку бланка трудовой [п. 47 Правил, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225]. То есть в данном случае сотрудник компенсирует затраты работодателя. Расчета в этом случае не происходит. А значит, нет необходимости пробивать кассовый чек [письмо Минфина от 25.01.2019 № 03-01-15/4355].

При увольнении с сотрудника могут удерживать стоимость спецодежды. Требуется ли кассовый чек в таком случае?

Это зависит от причин удержания.

По общему правилу спецодежда – это собственность компании. При увольнении сотрудник должен вернуть ее. Иначе работодатель вправе удержать остаточную стоимость спецодежды из выплат при увольнении как компенсацию ущерба [ст. 246 ТК]. Тогда расчета не происходит, пробивать чек не требуется.

Возможна и другая ситуация – сотрудник хочет забрать себе спецодежду, выплатив ее остаточную стоимость. В таком случае происходит реализация, то есть расчет – потребуется пробить кассовый чек [письмо Минфина от 05.08.2019 № 03-01-15/58812].

Не надо пробивать чек, если удерживаете из зарплаты сотрудника материальный ущерб. Например, руководство вправе потребовать, чтобы водитель компенсировал стоимость ремонта автомобиля, который пострадал в ДТП по вине сотрудника (ст. 137 ТК). Возмещение вреда тоже не реализация. Вы компенсируете ущерб, поэтому чек не нужен (письмо Минфина от 19.07.2019 № 03-01-15/54177).

Иная ситуация, если сотрудники приобрели товары или компания оказывает какие-то работы и услуги, а вы удерживаете их стоимость в день выдачи зарплаты. Выдайте чек.

У компании есть обособленные подразделения. После регистрации ККТ обнаружили ошибку – в карточке указан КПП головной организации, а не обособленного подразделения, где используется аппарат. Оштрафуют ли компанию за это?

Это нарушение, но штрафа можно избежать.

ККТ, которую использует компания, необходимо зарегистрировать в налоговой инспекции [п. 1 ст. 5 Закона № 54-ФЗ]. Для этого в ИФНС необходимо подать заявление о регистрации [п. 2 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ]. При этом если ККТ будет использовать обособленное подразделение, то именно его КПП необходимо отразить в документе [п. 2 приложения 5 к приказу ФНС от 29.05.2017 № ММВ-7-20/484@]. Так как в КПП ошибка, то компания нарушила порядок регистрации кассы. За это возможен штраф на организацию до 10 тыс. руб. или предупреждение [ч. 4 ст. 14.5 КоАП].

Но у компании есть возможность избежать административной ответственности. Для этого необходимо добровольно сообщить инспекторам об ошибке и подать верное заявление о регистрации. В таком случае штрафа не будет [примечание к ст. 14.5 КоАП].

У компании три ККТ: одна в головном офисе, две других – у одного обособленного подразделения. Сколько кассовых книг надо вести?

Три книги.

Отдельная кассовая книга должна быть у каждого подразделения компании. То есть у своя книжка у головного офиса, и у обособленного подразделения [п. 4.6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, письмо ФНС от 12.09.2012 № АС-4- 2/15195]. При этом неважно, открыла ли компания расчетный счет подразделению или нет.

Даже если выручка подразделения будет учитываться в кассовой книге головного офиса, это будет нарушением порядка ведения кассовых операций [постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 18.07.2018 № А29-6564/2016].

Что касается количества кассовых книг в подразделении, оно не зависит от числа аппаратов. Даже если в филиале два кассовых аппарата, достаточно вести одну кассовую книгу.