2-ндфл за 2018 год нужно будет представить по новой форме

Дата публикации: 25.12.2018

Приближается конец 2018 г., а  следовательно и совсем скоро после новогодних праздников нас ждут хлопоты с предоставлением отчетности в различные инстанции  за 2018 год. Это и статуправление и все внебюджетные фонды и,  конечно, налоговые органы.  Пора подводить итоги.

Сегодня немного поговорим об отчетности по НДФЛ для налоговых агентов.

Сроки представления отчета по форме 6-НДФЛ у нас  не изменились Отчет за 2018 год необходимо сдать не позднее 30 марта 2019 года. Сам отчет тоже не претерпел изменений. Форма и форматы его представления в налоговые органы остались прежними.

А вот со справкой по форме 2-НДФЛ произошли существенные метаморфозы.

Начнем с того, что Приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@  утверждена новая форма справки, порядок ее заполнения и порядок ее представления в электронной форме.  Форма 2-НДФЛ имеет сейчас довольно широкое хождение и используется для представления не только в налоговые органы, но и банки при оформлении кредитов, в посольства и консульства для оформления виз, судебные органы – для подтверждения дохода при назначении алиментов или назначении штрафов, в органы соцзащиты при назначении пособий и еще в целый ряд инстанций. Поэтому  в одном проекте – названном выше приказом утверждены сразу две формы сведений о доходах физических лиц.

Так, приказом утверждена обновленная форма справки, которую надо представлять в налоговые органы. Она, кстати, изменила свое название. Прежнее название – «Справка о доходах физического лица», с 2018 г  сведения о доходах  будут называться «Справка о доходах и суммах налога физического лица», но краткое название  - форма 2-НДФЛ за ней сохранилось (приложение №1 к приказу).

Этим же приказом (приложение №5) утверждена и новая форма, у которой краткого названия по аналогии с 2-НДФЛ пока нет. В приказе она обозначена как «Справка о доходах и суммах налога физического лица», которая выдается в соответствии с п.3 ст.230 НК РФ.

Названия вроде бы схожи, но отличия в форме этих справок существенные. Главное отличие в том, что теперь представлять в налоговую инспекцию  и выдавать на руки работникам   надо будет разные справки. Форма 2-НДФЛ  предназначена для налоговых органов, справка без краткого названия – для работников.

Рассмотрим особенности заполнения каждой из этих справок.

Справка 2-НДФЛ, которая предназначена для представления в налоговый  орган,  имеет иную структуру, отличную от той к которой мы привыкли. Она будет иметь машиноориентированный формат (крупные квадратики – это знакоместа для внесения в них только одной буквы либо цифры), это сделано для того, чтобы даже в случае представления справки на бумажном носителе ее можно было отсканировать, распознать и оцифровать. В этом случае все данные гарантированно попадут в федеральную базу данных налоговых органов.

Штрих-код в справке 2-НДФЛ  предназначен именно  для того, чтобы налоговый орган мог обрабатывать эти справки автоматически.  Штрих-код является частью утвержденной формы справки 2-НДФЛ, удалять его нельзя. Справка без штрих-кода  может быть признана составленной  не по форме, что повлечет отказ в ее приеме. Кроме того, для возможности  автоматизированной обработки, рекомендуется не скреплять (не сшивать) листы справки, не повреждать  скрепками  штрих-код, иначе при машинной обработке может быть ошибка в считывании данных.

Визуально форма 2-НДФЛ тоже изменилась, при этом состав показателей справки радикально не изменился.  Не нужно будет указывать ИНН физического лица в стране гражданства - такого поля в новой справке не предусмотрено. Также убраны  поля "Уведомление, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет", "Уведомление, подтверждающее право на социальный налоговый вычет", "Уведомление, подтверждающее право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи". Вид уведомления на вычет  следует теперь  вносить в закодированном виде - соответственно 1, 2 или 3 в  поле "Код вида уведомления".

Раньше, вернее в действующей в настоящее время форме справки, было  5 разделов. Сейчас их только 3. Новая Справка состоит из основного листа и приложения. На основном листе (или непосредственно в Справке) отражаются суммы дохода и налога на доходы физических лиц (НДФЛ) за весь налоговый период (2018 год). А вся помесячная расшифровка доходов с указанием кодов видов дохода и кодов вычетов, которая раньше отражалась в разделе 3,  в новой форме справки вынесена в  отдельное  приложение  «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода». Если физлицу выплачивались доходы, которые облагаются по разным ставкам, то в этом случае разд. 1, 2, 3  и Приложение к справке придется заполнять несколько раз.

Что касается Справки для выдачи работникам, то по формату она практически такая же, как действующая сейчас справка 2-НДФЛ. Изменения технические и незначительные. Например, нет поля для номера справки.  Порядка для заполнения этой справки нет. Оформлять ее нужно аналогично действующей в настоящее время 2-НДФЛ.

Если работники обратятся к вам за справкой о доходах за 2018 год в следующем году, то выдать ее нужно будет уже по новой форме.

Сроки представления справок о доходах  и порядок их предоставления не изменились.  По общему правилу справки 2-НДФЛ следует представить в налоговый орган по месту нахождения организации (индивидуального предпринимателя) – налогового агента по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Налоговые агенты, где количество справок менее 25, вправе самостоятельно выбрать способ предоставления справок - на бумажных носителях или по ТКС.

Срок для подачи справок различен в зависимости от цели ее представления. Если представляются справки о суммах НДФЛ, которые невозможно было удержать в течение отчетного года (2-НДФЛ с признаком «2» или «4»), то срок для подачи таких справок – не позднее 1 марта года, следующего  за  отчетным. Напомню, что  в  этот срок нужно не только сдать справку в налоговый орган, но и вручить физлицу, с дохода которого не представилось возможным удержать НДФЛ (ст. 216, п. 5 ст. 226 НК РФ).

Если же  справка содержит  сведения обо всех полученных физлицом доходах за год (2-НДФЛ с признаком «1» и «3») , то подать ее нужно не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным. Когда последний день срока выпадет на выходной или нерабочий праздничный день, то последним днем представления справки 2-НДФЛ  будет ближайший следующий рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

В случае опоздания с представлением справок, к налоговому  агенту будут применены штрафные санкции в соответствии с п. 1 ст. 126 НК РФ в размере 200 руб. за каждую несвоевременно представленную (непредставленную) справку.

А если налоговый орган, до представления работодателем корректирующей справки,  выявит ошибки при заполнении 2-НДФЛ (например, ИНН физлица, номер его паспорта, сумма дохода или сумма НДФЛ),  это повлечет штраф в размере 500 руб. за каждую неверно заполненную справку (п. 1 ст. 126.1 НК РФ).

Много вопросов поступает в отношении обязательности заверения справок  по форме 2-НДФЛ печатью организации (ИП) – налогового агента.  Форма справки и Порядок ее заполнения, утвержденные Приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@, не предусматривают  проставления печати. Достаточно подписи руководителя организации (ИП) или другого лица по доверенности, например бухгалтера. Но, если у налогового органа возникнет необходимость (например, в ходе камеральной налоговой проверки декларации 3-НДФЛ, представленной с целью получения налоговых вычетов до того, как налоговый агент официально представит справки 2-НДФЛ в налоговую инспекцию), налоговый орган вправе запросить  у налогового агента  подтверждение о подлинности сведений в представленной самостоятельно физическим лицом справке.