РУС ENG

Управление информирует о порядке действий при отсутствии первичных учетных документов, подтверждающих основание возникновения и размер дебиторской задолженности

Дата публикации: 29.07.2014 08:45 (архив)

Пунктом 1 статьи 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными  в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В  статье  9  Федерального закона  от  21.11.1996  N  129-ФЗ  "О  бухгалтерском учете" указано, что  все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Согласно пп.8 пункта1 статьи 23 НК РФ  налогоплательщики обязаны  в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

На основании вышеизложенного, налогоплательщик обязан подтвердить первичными учетными документами суммы безнадежных долгов, отнесенных к убыткам в целях исчисления налога на прибыль организаций и обеспечить хранение указанных документов в течение четырех лет с момента признания долга безнадежным.

Следует отметить, что приказ о списании дебиторской задолженности, гражданско-правовой договор, а также бухгалтерские регистры при одновременном отсутствии первичных учетных документов, подтверждающих реальность поставки товара (выполнения работы, оказания услуги), не являются документальным подтверждением убытка в виде сумм безнадежных долгов. Данный вывод подтверждается Письмом ФНС России от 06.12.2010 N ШС-37-3/16955, где указано, что «договор сам по себе первичным документом, свидетельствующим о совершении хозяйственной операции, в подавляющем большинстве случаев не является».

Постановлением Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 N 3546/12 сформирована правовая позиция, согласно которой на налогоплательщика возложена обязанность по доказыванию правомерности и обоснованности понесенного убытка, а его списание возможно только при наличии первичных документов, подтверждающих факт и размер понесенных расходов. Указанная правовая позиция подлежит применению и при рассмотрении вопроса о порядке отнесения к убыткам сумм безнадежных долгов, по которым, в частности, истек срок исковой давности (Определение ВАС РФ от 09.10.2012 № ВАС-5055/12).  Арбитражным судом  Новосибирской области в решении от 11.10.2013 по делу №А45-5365/2013, на основании положений федерального закона от  21.11.1996  N  129-ФЗ  "О  бухгалтерском учете" и Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, утвержденного приказом Министерства финансов  РФ от 29.07.1998 №34н, сформулирована позиция, согласно которой   суммы безнадежных долгов в целях принятия их в качестве расходов для исчисления налога на прибыль должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, в частности, с учетом положений Закона о бухгалтерском учете и по результатам обязательной ежегодной инвентаризации. Аналогичные выводы сделаны ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 27.01.2014 по делу А45-27773/2012.

Таким образом, при решении вопроса о признании дебиторской задолженности безнадежным долгом и убытком в целях налогообложения, организации следует удостовериться в документальном подтверждении дебиторской задолженности, правильно определить дату истечения срока исковой давности, уточнить правовое основание прекращения деятельности контрагента  (ликвидация должника либо исключение организации из ЕГРЮЛ регистрирующим органом).