Интервью заместителя руководителя УФНС России по Самарской области А.В.Вихрова "Готовим справки 2-НДФЛ за 2013 год: по всем правилам и без ошибок"

Дата публикации: 19.03.2014

Не позднее 1 апреля компаниям предстоит сдать справки о доходах 2-НДФЛ за 2013 год (форма справки утверждена приказом ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@). Однако в действующей форме произошли некоторые изменения. О том, как составить справку безошибочно и какие детали нельзя упустить из виду при подготовке отчетности, мы попросили рассказать А.В. Вихрова, замруководителя УФНС России по Самарской области.
– Александр Владимирович, всегда ли нужно составлять справку 2-НДФЛ?
– Не всегда. Общий принцип следующий – если компания признается налоговым агентом, то справки нужно сдавать обязательно.
Соответственно есть ситуации, когда справка 2-НДФЛ не составляется. Прежде всего, речь идет о ситуациях, когда компания выплатила доходы, освобожденные от НДФЛ. К таким доходам относятся пособия по беременности и родам, а также другие выплаты, которые не облагаются НДФЛ в полной сумме (ст. 217 НК РФ). Например, алименты, матпомощь в связи со стихийным бедствием и пр.
Не составляется справка при выплате доходов индивидуальным предпринимателям. Они исчисляют и платят НДФЛ самостоятельно (п. 2 ст. 226 НК РФ).
Не составляется справка, если компания покупает имущество у граждан (например, автомобиль у своего сотрудника). Или если компания как комиссионер заключила с гражданином договор на продажу имущества (допустим, автосалон продает подержанный автомобиль): комитент должен рассчитать и уплатить НДФЛ самостоятельно.
Еще один распространенный случай – компания выдала человеку подарочную карту за крупную покупку или начислила бонусы. Такие поощрения не являются доходом в натуральной форме. То есть объект, с которого нужно удержать НДФЛ, отсутствует.
Не забудьте, что есть доходы, которые освобождены от НДФЛ только частично. Так, для материальной помощи и подарков лимит составляет 4 000 руб. Значит, если выплата укладывается в эту сумму, то отражать ее в справке не нужно.
– Что изменилось в форме справки 2-НДФЛ?
– Форма справки 2-НДФЛ по сути осталась прежней. Просто в ней уточнена одна строка: в пункте 1.3 справки вместо кода ОКАТО надо ставить код ОКТМО (приказ ФНС России от 14 ноября 2013 г. № ММВ-7-3/501@).
В справках по сотрудникам, которые работают в головном офисе, надо поставить ОКТМО по местонахождению компании. А в справках за сотрудников подразделений – ОКТМО муниципального образования, в котором расположен расположен допофис.
– Допустим, ОКТМО 8-значный, а место в справке предусмотрено для 11 символов. Как быть?
– В этом случае после 8 символов в справке надо поставить три прочерка. Например, «45394000- – -».
Узнать новый код можно на сайте ФНС России в разделе «Федеральная информационная адресная система».
– Еще несколько вопросов, непосредственно касающихся правил заполнения справки. Какой признак должен стоять в справке, которую мы готовим к 1 апреля?
– Признак 1. Признак 2 предусмотрен только для тех справок, которые компания должна была сдать к 31 января 2014 года, чтобы сообщить о невозможности удержать НДФЛ в 2013 году.
– Если компания к 31 января подала в ИФНС справки 2-НДФЛ о неудержанном налоге с признаком 2, то надо ли ей дублировать эти сведения в справке с признаком 1?
– Нет, подавать две одинаковые справки с разными признаками не надо.
– Предположим, в 2013 году работница сменила фамилию. Какую – старую или новую фамилию – надо указать в пункте 2.2 справки?
– Новую. При этом в базе налоговой службы сведений о новой фамилии женщины может не оказаться. Поэтому заранее приготовьте копию ее паспорта.
– В пункте 2.6 надо заполнить код документа, удостоверяющего личность. Для российских паспортов это код 21. Это касается всех паспортов?
– Нет, если сотрудник имеет действующий паспорт СССР, нужно ставить код 91 «Иные документы». Все советские паспорта действительны до их фактической замены, если, конечно, соблюдены условия о вклеивании в них фотографии по достижении 45 лет (письмо ФНС России от 3 июня 2013 г. № ЕД-3-3/1951).
– Как правильно заполнить пункт 2.3 «Статус налогоплательщика»?
– Налоговый резидент – это работник, который в течение 12 следующих подряд месяцев провел на территории РФ 183 календарных дня и более. В таком случае в пункте 2.3 указывается статус 1. А в шапке раздела 3 – ставка 13 процентов.
Если же речь идет о нерезиденте – работнике, который в РФ находился менее 183 дней – указывается статус 2, в названии раздела 3 – ставка 30 процентов.
– На что обратить внимание, заполняя пункт 2.8 Справки?
– Здесь указывается адрес работника по месту его постоянной регистрации на основании паспорта или иного подтверждающего документа. Адрес временной регистрации в справке 2-НДФЛ не ставится.
Оформляя раздел 2 в отношении доходов нерезидентов (в том числе граждан РФ) и иностранцев, достаточно заполнить только пункт 2.9 «Адрес в стране проживания». Пишется адрес места жительства гражданина в стране постоянного проживания с указанием кода страны.
– По каждому виду доходов нужно ставить свой код. Например, по зарплате – 2000, по отпускным – 2012 и т. п. Но ведь по некоторым доходам отдельный код не предусмотрен. Например, по компенсации за неиспользованный отпуск, как связанной, так и не связанной с увольнением.
– Да, поэтому надо использовать код 4800 «Иные доходы».
– Какой код дохода писать при выплате премий сотрудникам?
– Если это была выплата за трудовые достижения, то речь идет о части зарплаты. Тогда код – 2000. Когда же компания выдала премию к празднику или дню рождения, это уже иные доходы (код 4800).
– Предположим, зарплату начислили в декабре, а выплатили в начале января. Отражать ли ее в справке о доходах за 2013 год?
– Да, отражать. Доход считается полученным в последнее число месяца (31 декабря). Декабрьскую зарплату отразите в справке о доходах за 2013 год. В пункте 5.3 вы напишете сумму исчисленного налога, а в пункте 5.4 – удержанный налог. Показатель в пункте 5.4 должен формировать в том числе НДФЛ с декабрьской зарплаты (несмотря на то, что фактически компания удержит налог позднее, в январе).
Правда, есть одно исключение – когда зарплата начислена в 2013 году, но компания к 1 апреля (к сроку сдачи годовых справок) ее не выплатила. В таком случае зарплату надо будет включать уже в справку 2-НДФЛ за 2014 год (письмо ФНС России от 7 октября 2013 г. № БС-4-11/17931@).
– Такая ситуация. В течение года доходы сотрудника облагались по разным ставкам. Например, директору компании, являющемуся ее соучредителем, выплачивали не только зарплату, но и дивиденды. Сколько в этом случае должно быть справок?
– Одна. Например, если компания выплачивала работнику в течение года доходы, облагаемые по ставкам 13% и 9%, то последовательно заполняются разделы 3–5 Справки для ставки 13%, а потом разделы 3 и 5 для ставки 9%.
– Нужно ли включать в справку за 2013 год отпускные, если они были начислены в 2013 году, а выплачены только в 2014 году?
– Нет, не нужно. Равно как и другие незарплатные доходы (непроизводственные премии, дивиденды, выплаты по гражданско-правовым договорам и т. п.), которые начислены в 2013 году, а будут выплачены в 2014 году. Любой такой денежный доход считается полученным в день его выплаты.
– Работник по время отпуска заболел, и пришлось делать перерасчет отпускных. Надо ли отражать в справке удержанные у работника отпускные?
– Нет, не надо (письмо ФНС России от 24.10.13 № БС-4-11/190790). Дата фактического получения отпускных – это дата, когда сотруднику перечислены деньги (п. 1 ст. 223 НК РФ). Именно в этих месяцах суммы отпускных отражают в 2-НДФЛ (письмо ФНС России от 09.04.12 № ЕД-4-3/5888@). Если же компания пересчитывает средний заработок, доходы в справке надо уменьшить в тех месяцах, в которых отпускные выплачены. А пособие или зарплаты, начисленные взамен отпускных, показать в справке тогда, когда они начислены.
– На что обратить внимание при заполнении разделов 3 и 4 справки?
– В разделе 3 отражают профессиональные налоговые вычеты и суммы, частично освобожденные от НДФЛ на основании статьи 217 Налогового кодекса РФ. Например, матпомощь в пределах 4 000 руб. или подарок не дороже аналогичной суммы. А в разделе 4 указывают только предоставленные стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты. Если такие вычеты отразить еще и в разделе 3, получится «задвоение» и налоговая база в пункте 5.2 справки будет рассчитана неверно.
– Чем грозят компании ошибки в справке 2-НДФЛ?
– Как таковой ответственности за ошибки в заполнении справки 2-НДФЛ не установлено. Конечно, заметив нестыковки и противоречия, налоговики обязательно запросят от компании пояснения.
А вот если справки вообще не будут сданы, компании грозит штраф в размере 200 руб. за каждый отсутствующий документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).
– Давайте напомним бухгалтерам, когда справки 2-НДФЛ сдают в инспекцию по месту головного офиса.
– Во-первых, когда сотрудники головного отделения получают доходы от головного офиса. Во-вторых, если сотрудники одновременно получают доходы и в головном офисе, и в обособленном подразделении. В инспекцию по месту компании надо подавать справки по доходам, полученным от головного офиса (с указанием КПП и кода ОКТМО компании). В-третьих, если работодатель относится к крупнейшим налогоплательщикам. По доходам от головного офиса справки сдают по месту учета компании, а по доходам, полученным от обособленного подразделения, компания вправе выбрать, куда отчитываться: либо по своему местонахождению, либо по местонахождению допофиса. И, наконец, если сотрудники головного офиса находятся в длительной командировке в обособленном подразделении. Такая служебная поездка постоянного места работы не меняет (письмо Минфина РФ
от 11 апреля 2013 г. № 03-04-06/11990)..
– А по месту обособленного подразделения?
– Во-первых, если работники обособленных подразделений получают доходы только от этих же обособленных подразделений. Во-вторых, если сотрудники одновременно получают доходы и в головном офисе, и в обособленном подразделении. В инспекцию по месту подразделения надо подавать справки по доходам, полученным от этого дополнительного офиса (с указанием его КПП и кода ОКТМО). В-третьих, если сотрудники обособленных подразделений получают доходы от разных подразделений, которые находятся в одном муниципальном образовании, но на территории разных инспекций. Встать на учет и сдать справки можно в любую из таких ИФНС. И, наконец, если компания – крупнейший налогоплательщик решила, что по доходам сотрудников своего обособленного подразделения будет отчитываться по его местонахождению.
– Какими способами разрешается сдать справки 2-НДФЛ?
– Первый способ – на бумаге: лично или по почте заказным письмом. Но это вариант только для компаний, у которых в 2013 году количество граждан, получивших доходы, не превысило 10 человек. К справкам прилагается реестр сведений о доходах в двух экземплярах, один из которых останется в ИФНС.
Второй способ – электронный. Либо на дисках/флешках (тогда к каждому файлу нужно приложить бумажный реестр сведений о доходах, один из этих документов остается в ИФНС, а другой возвращается налоговому агенту), либо через Интернет (посредством спецоператора либо сайт ФНС России).
Обращаю внимание, что количество сведений, сгруппированных в один файл, не должно превышать 3 000.
Получив справки через Интернет, инспекция на следующий день подтвердит дату получения электронных документов соответствующим извещением. Далее в течение 10 рабочих дней ИФНС направит файлы с реестром сведений о доходах и протоколом приема сведений о доходах.